در سیستم متمرکز دبیرخانه:

مرحل اول کار، نامه‌های وارده:

• کنترل نامه
• دریافت نامه
• ثبت در دفتر اندیکاتور یاکامپیوتر
• ثبت در دفتر اندکس
• ارجاع به مدیر
• توزیع (بین اقدام کنندگان)

مرحله دوم، نامه‌های صادره:

• تهیه نامه
• ثبت در اندیکاتور یا رایانه
• ارسال (پست – فاکس – تلفنگرام)

 مطالب تعدیلات سنواتی در استاندارد جدید  را در وبلاگ یار بخوانید.

سیستم متمرکز:

کلیه عملیات مربوط به دریافت، ثبت و توزیع مکاتبات در واحدی از سازمان به نام دبیرخانه رایگان و یا دفتر انجام می‌شود.

موارد استفاده از روش متمرکز بقرار ذیل است:

• تعداد مکاتبات سازمان محدود باشد.
• سازمان و واحدهای درون آن فاقد مراجعه کننده بوده و یا تعداد آنان محدود باشد.
• تعداد نیروی انسانی و بودجه و وسایل و ابزار و امکانات سازمان محدود باشد.
• کلیه واحدهای سازمان در یک جا (معمولا در یک ساختمان) استقرار داشته باشد.
• اختیارات مسئولان واحدهای سازمان ها در مورد امضای مکاتبات محدود باشد.
• تصمیم مدیریت و یا مدیران سازمان در انتخاب این روش به عنوان یک روش مطلوب در طرح تشکیلاتی سازمان.
• سازمان محدود بوده و از گستردگی زیاد برخوردار نباشد.

سیستم نیمه متمرکز:

انجام عملیات مربوط به دریافت و توزیع مکاتبات سازمان به صورت متمرکز، در واحدی بنام  نرم افزار دبیرخانه مرکزی انجام می‌گیرد و هر یک از واحدهای سازمان به طور مستقل عمل ثبت نامه‌های وارده و صادر شده را انجام می‌دهند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f/